Die Vekürzung der Aufbewahrungsfrist von Geschäftsunterlagen kann zu Problemen bei Selbstanzeige führen
Wer gegenüber dem Finanzamt unrichtige oder unvollständige Angaben gemacht und dadurch Steuern hinterzogen hat, kann unter bestimmten Voraussetzungen straffrei ausgehen, wenn er eine wirksame Selbstanzeige nach § 371 AO abgibt.
Das klingt jedoch einfacher, als es ist. Denn die strafbefreiende Wirkung einer Selbstanzeige kann nur dann eintreten, wenn diese vollständig ist. Wer unvollständige oder nicht nachprüfbare Angaben macht, riskiert, dass die Selbstanzeige nicht die gewünschte strafbefreiende Wirkung entfaltet. Alle Steuerstraftaten einer Steuerart müssen lückenlos und nachprüfbar berichtigt werden. Diesen Grundsatz nennt man den Berichtigungsverbund.
Wie weit dieser Verbund zurückreicht, hängt vom Einzelfall ab. Bei einer „einfachen“ Steuerhinterziehung nach § 370 Abs. 1 AO sind die letzten 10 Jahre zu berichtigen, obwohl die strafrechtliche Verjährungsfrist eigentlich nur 5 Jahre beträgt. Bei besonders schweren Fällen, etwa bei bandenmäßiger Hinterziehung oder besonders hohen Beträgen, verlängert sich dieser Zeitraum sogar auf 15 Jahre (§ 376 Abs. 1 AO). Eine nachträgliche Korrektur der Selbstanzeige ist dabei so gut wie ausgeschlossen. Die Selbstanzeige erfolgt einmalig. Sie muss vollständig sowie korrekt sein.
Bürokratieentlastungsgesetz IV – Verkürzung der Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege
Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV hat der Gesetzgeber die steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege verkürzt. Statt bisher 10 Jahren müssen diese nun nur noch 8 bzw. 6 Jahre aufbewahrt werden (§ 147 Abs. 3 Satz 1 AO). Für Unternehmen bedeutet das weniger Aufwand, was in den meisten Fällen zu begrüßen sein dürfte.
Im Fall einer Selbstanzeige kehrt sich dieser vermeintliche Vorteil jedoch um. Denn der Berichtigungsverbund erstreckt sich auf bis zu 10 oder sogar 15 Jahre, während die eigene Buchführung womöglich schon nach 6 oder 8 Jahren legal vernichtet wurde. Belege sind vernichtet, Zahlungsströme lassen sich nicht mehr rekonstruieren und eine vollständige, nachprüfbare Berichtigung wird zum ernsthaften Problem. Diese sogenannte Beweisarmut kann dazu führen, dass eine Selbstanzeige als unwirksam eingestuft wird – mit möglicherweise gravierenden strafrechtlichen Konsequenzen.
Wichtig zu beachten ist, dass der Umstand, dass Unterlagen von den Unternehmen legal vernichtet werden dürfen, nichts an der Pflicht zur vollständigen Berichtigung ändert. Die Verantwortung, das Finanzamt in die Lage zur richtigen Steuerfestsetzung zu versetzen, liegt allein beim Steuerpflichtigen.
Regelegung für Banken, Wertpapierinstitute und Versicherungen
Für Banken, Wertpapierinstitute und Versicherungen hat der Gesetzgeber eine wichtige Ausnahme geschaffen. Diese müssen Buchungsbelege weiterhin 10 Jahre aufbewahren (§ 257 Abs. 4 Satz 2 HGB). Das ist für die Praxis der Selbstanzeige ein erheblicher Vorteil.
Denn auch wenn die eigene Buchführung lückenhaft ist, lassen sich bargeldlose Zahlungsströme über die Kontoauszüge und Bankunterlagen oft vollständig rekonstruieren. Wo Unterlagen fehlen und Schätzungen notwendig werden, liefern Bankdaten eine belastbare Grundlage. Auch bei gemischt bar/unbaren Geschäften können Bankunterlagen helfen, ein realistisches und beweisfestes Verhältnis von bargeldlosen zu baren Zahlungsströmen zu ermitteln.
Wenn Sie erkennen, dass in der Vergangenheit ggf. steuerlich relevante Fehler gemacht wurden, sollten Sie nicht zögern, steuerrechtlichen Rat zu suchen. Vernichten Sie keine Unterlagen, solange deren steuerstrafrechtliche Relevanz ungeklärt ist, auch wenn die gesetzliche Aufbewahrungsfrist bereits abgelaufen ist. Sichern Sie frühzeitig Bankunterlagen und fordern Sie diese ggf. bei Ihrer Bank an. Weiterhin ist zu klären, ob ein einfacher oder besonders schwerer Fall der Steuerhinterziehung vorliegen könnte – davon hängt ab, wie weit der Berichtigungsverbund reicht. Eine Selbstanzeige bietet die Chance auf Straffreiheit nur, wenn sie vollständig und rechtlich einwandfrei ist. Bei der Prüfung und Erstellung einer möglichen Selbstanzeige sind Ihnen unsere Rechts- und Fachanwälte für das Steuerrecht sowie Steuerberater gern behilflich.