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Neue Geschäftsführerpflicht seit dem 1. Oktober 2017!

Neue Geschäftsführerpflicht seit dem 1. Oktober 2017!

Transparenzregister - Neue Geschäftsführerpflicht ab dem 1. Oktober 2017

Bußgeld vermeiden! Prüfen Sie, ob Sie für Ihre GmbH, UG oder GmbH & Co. KG Eintragungen in das neue Transparenzregister machen müssen.

1. Überblick

Im Rahmen des neuen Geldwäschegesetzes wurde im Jahr 2017 ein neues digitales ‚Transparenzregister‘ eingeführt. Danach sind juristische Personen des Privatrechts und rechtsfähige Personengesellschaften verpflichtet, Angaben über den ‚wirtschaftlich Berechtigten‘ offenzulegen. Dieser Beitrag beschränkt sich ausdrücklich nur auf die Rechtsformen GmbH, UG und (GmbH & Co.) KG.

Die Verpflichtung, Angaben zum Transparenzregister zu machen, besteht seit dem 1. Oktober 2017. Verpflichtet sind die Gesellschaften selbst und damit letztendlich deren organschaftliche Vertreter (also die Geschäftsführer).

Glücklicherweise brauchen Unternehmen dann keine Angaben machen, wenn sich die wirtschaftlich Berechtigten aus öffentlichen deutschen Registern ergeben. Es muss daher sorgfältig geprüft werden, ob eine Offenlegungspflicht besteht oder nicht. Dieser Beitrag beleuchtet, in welchen Fällen eine Offenlegung erfolgen muss und welche Angaben zum Transparenzregister gemacht werden müssen.

2. Hintergrund des neuen Transparenzregisters

Das Transparenzregister ist Teil der Novellierung des Geldwäschegesetzes (§ 20 GWG), die am 26. Juni 2017 in Kraft getreten ist. Die Novellierung gründet auf Vorgaben der EU und soll eine effektivere Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung gewährleisten. Zudem soll es den Behörden eine effektivere, EU-weite Aufklärung und Verfolgung von Finanzstraftaten ermöglichen.

Das Transparenzregister wird online geführt unter: www.transparenzregister.de

3. Identifizierung der ‚wirtschaftlich Berechtigten‘

Das Transparenzregister soll Aufschluss über die natürlichen Personen geben, die wirtschaftlich gesehen maßgeblich hinter einer Gesellschaft stehen. Dabei stellt das Transparenzregister gerade nicht auf die rechtliche Inhaberschaft von Geschäftsanteilen ab, sondern auf die tatsächliche (faktische) Möglichkeit, auf das Unternehmen einzuwirken. Zentraler Begriff des Geldwäschegesetzes ist daher der ‚wirtschaftlich Berechtigte‘.

Die wirtschaftlich Berechtigten sind diejenigen natürlichen Personen, in deren Eigentum oder unter deren Kontrolle die jeweilige Gesellschaft steht. Als wirtschaftlich Berechtigter wird jede natürliche Person angesehen, die unmittelbar oder mittelbar:

  • mehr als 25 % der Geschäftsanteile hält; oder
  • mehr als 25 % der Stimmrechte kontrolliert; oder
  • auf vergleichbare Weise die Kontrolle ausübt.

Eine mittelbare Kontrollausübung liegt z.B. bei Beteiligungsketten vor. Beispiel: An der Erfolgreich GmbH sind A (zu 60%), B (zu 10%) und die B Holding KG (zu 20%) beteiligt. B ist alleiniger Kommanditist der B Holding KG. Lösung: A ist unmittelbar mit mehr als 25% an der Erfolgreich GmbH beteiligt und somit ein wirtschaftlich Berechtigter. B ist zwar unmittelbar nur zu 10% aber mittelbar (über die B Holding KG) zu weiteren 20% an der Erfolgreich GmbH beteiligt. Auch B überschreitet somit die 25%-Schwelle und ist ebenfalls ein wirtschaftlich Berechtigter der Erfolgreich GmbH.

4. 25%-Schwelle

Nicht jeder der vorgenannten Konstellationen löst allerdings die Anzeigepflicht zum Transparenzregister aus. Denn anzeigepflichtig sind nur solche Konstellationen, bei denen der betreffende wirtschaftlich Berechtigte die 25%-Schwelle überschreitet (siehe oben).

Beispiel: A ist zu 80% und Enkelin E zu 20% an der Erfolgreich GmbH beteiligt. Zudem hält A 20% der Anteile treuhänderisch für seine Schwiegermutter S, die aufgrund ihrer Kratzbürstigkeit nach außen nicht als Gesellschafterin in Erscheinung treten soll. Lösung: E und S sind keine wirtschaftlich Berechtigten, da sie jeweils die 25%-Schwelle nicht überschreiten. A ist zwar wirtschaftlich Berechtigter; seine Gesellschafterstellung ergibt sich aber bereits aus dem Handelsregister, es greift die Registerausnahme (siehe unten).

5. Beherrschung bei Beteiligungsketten

Wirtschaftlich Berechtigte können nur natürliche Personen sein. Bei nicht natürlichen Gesellschaftern, die die 25%-Schwelle überschreiten, ist darauf abzustellen, welche natürliche Person sie beherrscht. Als eine Beherrschung gilt vor allem eine Mehrheitsbeteiligung.

Beispiel: Gesellschafter der Erfolgreich GmbH sind A, B und C mit jeweils 20 % und die M-GmbH mit 40%. Gesellschafter der GmbH sind A zu 30 % und X zu 70%. Lösung: A, B und C überschreiten die 25%-Schwelle nicht und sind daher keine wirtschaftlichen Berechtigten. Die Beteiligung des A an der M-GmbH wirkt auch nicht erhört, da A nicht beherrschend an der M- GmbH beteiligt ist. Die M-GmbH überschreitet die 25%-Schwelle, ist aber keine natürliche Person, sodass zu schauen ist, wer die M-GmbH beherrscht. Das ist der X, der zu mehr als 50 % an ihr beteiligt ist. X ist daher wirtschaftlicher berechtigter der Erfolgreich GmbH

6.Kein wirtschaftlich Berechtigter ermittelbar?

Kann keine natürliche Person als wirtschaftlicher berechtigter ermittelt werden oder bestehen Zweifel daran, wer wirtschaftlich Berechtigte ist, gilt als wirtschaftlich Berechtigter der gesetzliche Vertreter der GmbH, also der/die Geschäftsführer (§3 Abs. 2 GWG).

Beispiel: Gesellschafter der Erfolgreich GmbH sind A, B, C, D und E zu je 20%. Keiner der Gesellschafter überschreitet die 25%-Schwelle. Daher gelten die Geschäftsführer der Erfolgreich GmbH als wirtschaftliche Berechtigte.

7. Prüfungsschema

Für den ersten Überblick kann folgendes Prüfungsschema dienen

Wirtschaftlicher Berechtigter (nicht börsennotierte Vereinigung)

Bitte beachten, dass dieses Prüfungsschema vereinfacht ist und daher in besonderen Konstellationen abweichende Ergebnisse entstehen können.

8. Keine Eintragung erforderlich bei Registerausnahme

Grundsatz

Der Gesetzgeber hat sich bemüht, den bürokratischen Aufwand für die Unternehmen möglichst gering zu halten. Gemäß § 20 Abs. 2 GWG gilt daher die Pflicht zur Mitteilung an das Transparenzregister als erfüllt, wenn sich die wirtschaftlich Berechtigten bereits aus den Handelsregisterangaben ergeben (Registerausnahme). Denn für die hier betrachteten GmbH, UG und (GmbH & Co.) KG sind die Angaben zu den Anteilsinhabern bereits hinterlegt. Solange also die wirtschaftlich Berechtigten nicht von den rechtlich berechtigten Anteilsinhaber abweichen (siehe Details unten), brauchen keine Angaben zum Transparenzregister gemacht werden. Wichtig: Die Ausnahme findet nur für Angaben in deutschen Registern Anwendung, also nicht für nicht-deutsche Gesellschafter.

Mehrstufige Gesellschafterstrukturen

Die Registerausnahme greift auch für mehrstufige Gesellschafterstrukturen, also Gesellschaftern, bei denen einige oder alle Gesellschafter keine natürlichen Personen, sondern andere Gesellschaften sind. Beispiel: Hauptgesellschafter der Erfolgreich GmbH ist die MM Holding KG, die der Unternehmensgründerin Frau Pfiffig und ihrem Mann gehört. Auf Ebene der Erfolgreich GmbH weist die im Handelsregister hinterlegte Gesellschafterliste nämlich nicht die Eheleute Pfiffig, sondern die Pfiffig Holding KG aus.

Es genügt jedoch, die Kette der Gesellschafter und deren Gesellschafter anhand der jeweiligen (deutschen) Register nachzuvollziehen. Wenn daraus die wirtschaftlichen Berechtigten ersichtlich werden, greift die Registerausnahme und es müssen keine Angaben zum Transparenzregister gemacht werden.

WICHTIG! Wann greift die Registerausnahme nicht?

Die Registerausnahme greift natürlich nicht ein, wenn auch nur ein wirtschaftlich Berechtigter nicht aus den Handelsregisterangaben hervorgeht. Das kann der Fall sein, wenn der wirtschaftlich Berechtigte gar nicht als rechtlich berechtigter Gesellschafter im Handelsregister auftaucht oder wenn dessen handelsregisterlich erfassten Beteiligungsverhältnisse anders sind, als der Umfang seiner tatsächlichen (wirtschaftlichen) Einflussmöglichkeit auf die Gesellschaft.

Das ist vor allem bei folgenden Konstellationen der Fall, wo wirtschaftliche und rechtliche Berechtigung auseinanderfallen und somit die handelsregisterlichen Eintragungen nicht aussagekräftig sind;

  • Treuhandverhältnisse (Treuhänder ist eingetragen, Treugeber nicht)
  • Unterbeteiligungen an Geschäftsanteilen (Gesellschafter ist eingetragen, Unterbeteiligter nicht)
  • Nießbrauch an Geschäftsanteilen (je nach Ausgestaltung)
  • Stille Beteiligungen (je nach Ausgestaltung)
  • Virtuelle Anteile (Phantom Stocks; je nach Ausgestaltung)
  • Stimmbindungsverträge (=vertragliche Verpflichtung von Gesellschaftern, nach Vorgabe eines anderen Gesellschafters oder Dritten in bestimmter Weise abstimmen zu müssen)
  • Gesellschafter ist eine ausländische Gesellschaft (die dahinter stehenden Gesellschafter können nicht anhand von deutschen Registern nachvollzogen werden)
  • Sonstige Konstellationen und vertragliche Gestaltungen bei denen die wirtschaftliche Teilhabe oder Kontrollausübung durch bestimmte Personen nicht im Handelsregister ersichtlich ist.

9. Was ist alles im Register einzutragen

In das Register einzutragen sind

  • Name der wirtschaftlich Berechtigten,
  • Geburtsdatum der wirtschaftlich Berechtigten,
  • Wohnort der wirtschaftlich Berechtigten,
  • die Art und der Umfang des wirtschaftlichen Interesses anzugeben.

Letzteres meint vor allem die Angabe über die Höhe der (wirtschaftlichen) Beteiligung bzw. der Stimmrechte. Bei einer mittelbaren Kontrolle muss dargelegt werden, woraus sich der beherrschende Einfluss auf die ergibt.

Unterlagen, die die Richtigkeit der Angaben bestätigen, brauchen jedoch nicht eingereicht zu werden.

10. Informationspflicht der wirtschaftlich Berechtigten

Oftmals hat die Geschäftsführung gar keine Kenntnis von der Existenz etwaiger Vereinbarungen der Gesellschafter mit Dritten (z.B. Treuhand- oder Unterbeteiligungsverträge), da die Gesellschaft nicht Partei solcher Vereinbarungen ist. Daher verpflichtet § 20 Abs. 3 GWG die Gesellschafter, unverzüglich gegenüber der Gesellschaft die entsprechend erforderlichen Angaben zu machen. Erteilen die Gesellschafter derartige Auskünfte nicht, stellt dies eine Ordnungswidrigkeit dar, die mit Bußgeldern gegenüber den betreffenden Gesellschaftern geahndet werden kann (siehe unten).

11. Pflichten (der Geschäftsführer)

Die Geschäftsführer müssen daher sorgfältig prüfen, ob Angaben zum Transparenzregister gemacht werden müssen.

Weiter haben die Geschäftsführer laufend zu überprüfen, ob sich Änderungen in Bezug auf die (z.B. etwaigen neuen) wirtschaftlich Berechtigten ergeben haben. Derartige Veränderungen müssen die Geschäftsführer unverzüglich im Transparenzregister ändern lassen.

Allerdings haben die Geschäftsführer keine Nachforschungspflicht. Sie dürfen sich auf die Angaben ihrer Gesellschafter verlassen.

Praxistipp: Die Geschäftsführer sollten mindestens einmal pro Jahr die Gesellschafter auffordern mitzuteilen, ob ihnen Umstände bekannt sind, die auf eine andere Beurteilung der wirtschaftlichen Berechtigten schließen lassen. Derartige Auskünfte sollten dann sorgfältig auf eine Meldepflicht hin überprüft und archiviert werden. Andernfalls kann dies zu einer Haftung der Geschäftsführung führen.

12. Verstoß gegen die Informationspflichten

Werden die erforderlichen Angaben nicht an das Transparenzregister übermittelt, kann dies mit einem Bußgeld von bis zu EUR 100.000, bei wiederholten Verstößen bis zu EUR 1.000.000 geahndet werden.

Das Bußgeld würde zwar in erster Linie die Gesellschaft treffen. Jedoch würde der Verstoß auch gleichzeitig ein Verstoß gegen die Geschäftsführerpflichten darstellen. Dadurch wäre der Geschäftsführer gegenüber der Gesellschaft schadenersatzpflichtig. (Zur Haftung des Geschäftsführers https://www.gwgl-hamburg.de/blog/post/wofuer-hafte-ich-als-geschaeftsfuehrer-ein-ueberblick/).

Haben die Gesellschafter den Geschäftsführern nicht die erforderlichen Angaben mitgeteilt (siehe oben), kann das Bußgeld auch gegen sie verhängt werden.

13. Wer hat alles Zugang zum Transparenzregister

Das Transparenzregister ist nicht für jedermann zugänglich. Einsicht nehmen dürfen:

die folgenden Behörden:

  • die Aufsichtsbehörden,
  • die Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen,
  • die gemäß § 13 des Außenwirtschaftsgesetzes zuständigen Behörden,
  • die Strafverfolgungsbehörden,
  • das Bundeszentralamt für Steuern,
  • die örtlichen Finanzbehörden,
  • die für Aufklärung, Verhütung und Beseitigung von Gefahren zuständigen Behörden,
    die Verpflichteten (also die Geschäftsführer der betreffenden Gesellschaft), sowie
  • jeder, der der registerführenden Stelle darlegt, dass er ein berechtigtes Interesse an der Einsichtnahme hat.

Es ist derzeit noch nicht geklärt, was genau ein berechtigtes Interesse darstellt und was nicht.

Wir beraten Sie bei Fragen zur Geschäftsführerberatung, Gesellschaftsrecht, Unternehmen, GmbH, KG, GmbH & Co. KG, Haftung, Pflichten, Compliance:
Nehmen Sie gern Kontakt mit uns auf.

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Über den Autor

Dr. Conrad Grau

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Rechtsanwalt

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